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Gestion des documents avec Tiolive

Description des fonctionnalités de Tiolive de gestion de documents.
  • Last Update:2009-11-02
  • Version:001
  • Language:fr

TioLive utilise la gestion électronique des documents d'ERP5 pour offrir une gestion simple et efficace des contenus en entreprise. Le module de gestion électronique des documents d'ERP5 est utilisé par de nombreuses petites entreprises, afin de conserver une trace de leurs documents de travail.

Il est aussi utilisé par des multinationales et par des gouvernements afin de gérer plus de 100,000 documents avec des règles de sécurité très strictes, des versions différentes et des langues différentes. Grâce à TioLive, les petites entreprises peuvent aujourd'hui utiliser le système de gestion électronique des documents d'ERP5 gratuitement.

Intégration facilitée

Tous vos documents numériques peuvent être insérer dans le module de gestion et être utilisés immédiatement. Grâce au système d'extraction des Metadonnées, il vous suffit de nommer votre document correctement pour qu'il soit chargé au bon endroit avec les règles de sécurité adéquates, le tout en juste un clic de souris.

Pour l'opération encore plus facile, il est possible de scanner vos documents et de les envoyer directement sur TioLive depuis votre photocopieuse.

Grâce à l'insertion si facile de nouveaux documents dans TioLive, une petite entreprise peut numériser et transmettre tous ses documents au système de gestion des documents de TioLive, et les rendre ainsi accessibles en moins d'une journée.

Collaboration

La gestion des documents de TioLive vous permet de travailler sur les documents par groupe. Plusieurs employés peuvent alors contribuer à la conception d'un document simultanément, sans conflits, grâce au système de révision et de version des documents.

La gestion des documents de TioLive est fondée sur le système de workflow, ce qui permet à chaque fois de spécifier l'état actuel du document.

Partager et archiver

Tous les documents peuvent être partagés avec les personnes que vous souhaitez. Vous pouvez partager un document avec les collègues de votre choix, avec votre comptable, avec tout un département de votre entreprise, ou avec tout le monde en rendant le document public.

Dès qu'une nouvelle version du document est envoyée, l'ancienne version est automatiquement remplacée et archivée.

Chercher et convertir

Tous les documents qui sont insérés dans TioLive sont entièrement indexés, ce qui permet de les trouver via les champs de recherche. Cette caractéristique vous permettra de réduire de façon importante les documents dupliqués.

Vous pouvez aussi convertir tous vos documents dans de nombreux formats ouverts et propriétaires tels que le odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf.

Aperçu des fonctionnalités

  • Système d'archive

  • Insertion automatique des documents depuis les photocopieuses

  • Creation et amélioration collaborative des documents

  • Système de conversion des documents qui supporte de nombreux formats

  • Partage configurable des documents

  • Possibilité de recherche des documents grâce au système de recherche intégré

  • Extraction des Metadonnées et intégration facilitée

  • Système de révision et de version

  • Gestion des documents basée sur les workflows